Tres principios para no perder el tiempo en juntas

Las juntas son de vital importancia, por lo tanto es necesario hacerlas bien. Estas permiten articular en conjunto las necesidades y soluciones con el propósito de coordinar acciones y esfuerzos para el éxito de la organización. Sin embargo, es necesario tomar en cuenta ciertas pautas para que estos esfuerzos no se conviertan en una pérdida de tiempo.

“La reducción de tiempo en juntas es productividad.”

– Daniel Salinas

1. Establecer el objetivo de la junta

Uno de los errores más grandes al agendar una junta es el no tener un objetivo válido definido. Al agendar una junta sin propósito esta tiende a durar mucho, salirse de los temas relevantes, y dejar a los participantes sintiendo que no se logró nada.

Los objetivos válidos se pueden dividir en tres categorías.

a). Informar: En juntas con este objetivo la información viaja en una sola dirección, ya sea de una persona a un grupo de personas, de un grupo a otro, o de una persona a otra.

b). Analizar: Para este tipo de juntas es importante tener acceso a toda la información pertinente, así se puede analizar en conjunto y se toman en cuenta las opiniones relevantes.

c). Tomar decisiones: En juntas con este objetivo se hace uso de la información analizada para responder tres preguntas, ¿Quién?, ¿Qué?, y ¿Para cuándo?.

Es importante mencionar que los temas de la junta deben de mantenerse pertinentes e involucrar a todos los participantes. En el momento que empiezan los diálogos entre dos personas, es necesario detener el comentario y abordarlo en otra ocasión.

2. Limitar la junta a las personas necesarias con propósitos establecidos

Las ventajas de tener juntas más pequeñas son claras. Mantener la lista de participantes corta incita a enfocarse en la necesidad real. ¿Quién necesita estar ahí? ¿Qué aportación será valiosa? ¿Quién aportará una perspectiva única a los temas de la agenda? Invitar a un grupo clave de personas, todas comprometidas con el resultado de la reunión, garantizará que la discusión sea informada y con objetivo específico. Nadie asistirá a una reunión en la que su opinión no sea necesaria, relevante, y que no esté facultada para la toma de decisiones, lo que significa que nadie saldrá sintiendo que la reunión fue un ejercicio inútil, permitiendo que su enfoque se mantenga en temas prioritarios.

3. Tener un sistema establecido para informar previamente

Un acontecimiento común en juntas ineficientes es que los gerentes o administradores llegan sin estar enterados de la información y sin tener acceso a los reportes pertinentes. Se desperdicia tiempo dentro de la junta revisando cada reporte para asegurarse que cada participante esté al tanto de la situación de la organización para poder tomar decisiones informadas. Esto puede generar que las juntas se sientan largas y tediosas.

También cabe resaltar que es necesario que solo la información pertinente llegue a las manos de los administradores. Es una pérdida de tiempo que los administradores generales tengan que escanear toda la información acerca de las operaciones diarias, esto desvía su atención de los problemas y oportunidades competentes a su puesto, para eso es necesario aprender a delegar a los mandos medios.

Nota Importante: Es importante mencionar la importancia de registrar los acuerdos y conclusiones a los que se llega en cada junta. Esta práctica facilitará la confirmación de las decisiones que fueron tomadas, servirá de referencia para las personas que no pudieron, o no fue necesario, que atendieran a la junta, y para tener por escrito lo que se acordó en caso de disputas futuras.

Caso Empresa Peñoles :

Cómo la empresa multinacional se ahorró 120 horas de juntas de los líderes al mes.

Para poder generar un cambio real en el funcionamiento y eficiencia de las organizaciones, es necesario tener un enfoque macro, analizar y construir una cultura funcional desde los fundamentos de la organización.

Los pasos que se llevaron a cabo con esta empresa tuvieron como objetivo asegurar un cambio integral en la organización implementando herramientas, procesos, y filosofía en todos los niveles y áreas de la organización.

La implementación de estrategias dentro de la empresa siguió un sistema sencillo, eficaz, y muy eficiente que comenzó abriendo la mentalidad y preparando a la organización para el cambio a través de un boot camp. Continuó con un análisis de talentos a través del tablero de comportamiento DISC, estilos de liderazgo de los colaboradores, siguiendo con la gestión visual a través de tableros PDCA e identificando el ciclo de operación haciendo uso del METRO MAP y los recorridos GEMBA. Para concluir con esta etapa de implementación, se identificó la cadena de valor en la organización, se alinearon los objetivos, y se prepararon los líderes de la organización para generar una transformación fluida.

Entonces ¿Qué implicó ahorrar 120 horas al mes?

• El flujo de información dentro de la empresa presenta solo la información necesaria a las personas necesarias.
• La implementación de una cultura organizacional de mejora continua.
• Se tomaron en cuenta los perfiles DISC de talento humano
• Se identificó el ciclo de operaciones junto con recorridos Gemba para tener sinergía en la organización.
• Se implementó un enfoque en administración de intervalos cortos para coordinar el progreso.
• Se prepararon los líderes para tener una transformación fluida y generar cambios duraderos. Es posible alcanzar un cambio significativo siempre y cuando la dirección tenga la convicción y el valor de autoevaluarse para lograrlo, empezando por la cabeza. El cambio empieza desde el interior.

“Si nosotros te resolvemos, en cuanto nos vayamos te volverá a pasar. Mejor te acompañamos para que tú lo resuelvas”.

-Daniel Salinas

Daniel Salinas-

Ingeniero Industrial (TECNM Puebla), Global MBA por el EGADE, México- U of North Carolina, US – Getulio Vargas, Brasil – Erasmus University, Holanda. Six Sigma Master Black Belt (Francia), Lean Expert (US), certificación liderazgo global (París-Dubai), Coach ontológico Certificado por Newfield Network (Colombia), más de 20 años de experiencia como supervisor, Gerente de producción, Gerente de calidad, Director de operaciones en sectores: textil, automotriz, eléctrica y electrónica en PyMes y transnacionales como Schneider Electric y Benteler. Fue el primer sponsor de Mujeres profesionistas en Schneider Electric Monterrey. Director de Triskel América

Si estás interesado en aplicar estas estrategias en tu organización y quieres saber más acerca de esta implementación, contáctanos a través de: contact@triskelamerica.com